Teil 8 der Blog-Reihe "Datenorganisation für den Mittelstand"

Auf einen Blick

ROI von Dateninitiativen berechnen: So messen Sie den Erfolg Ihrer Datenprojekte

Warum sich ROI-Berechnungen für Datenprojekte lohnen

„Das können wir uns nicht leisten“

Diesen Satz hört man im Mittelstand oft, wenn es um Investitionen in Datenprojekte geht. Doch die Realität sieht meist anders aus: Unternehmen können es sich langfristig nicht leisten, auf datengetriebene Entscheidungen zu verzichten.

Im letzten Beitrag „Datenanalyse im Mittelstand: Praxisnahe Anwendungsfälle und Beispiele“ haben wir gesehen, welche Use Cases bereits mit überschaubarem Aufwand messbare Ergebnisse bringen – vom Reporting bis zum Kundenmanagement.
Der nächste Schritt ist nun, diese Initiativen auch wirtschaftlich zu bewerten: Welche Projekte zahlen sich wirklich aus? Und wie lassen sich Kosten und Nutzen überzeugend darstellen?

Der Schlüssel liegt darin, den Return on Investment (ROI) systematisch zu berechnen. Wer Kosten und Nutzen sauber gegenüberstellt, kann nicht nur die Wirtschaftlichkeit belegen, sondern auch interne Entscheider überzeugen.

Für mittelständische Unternehmen heißt das: Dateninitiativen müssen den gleichen Business-Case-Nachweis erbringen wie jede andere Investition – vom Maschinenpark bis hin zur neuen Software. Eine transparente ROI-Berechnung schafft hier Klarheit und Akzeptanz.

1. Kostenstruktur von Dateninitiativen verstehen

Bevor sich der Nutzen von Datenprojekten berechnen lässt, braucht es ein klares Bild der Kostenstruktur. Gerade im Mittelstand werden diese oft überschätzt oder falsch eingeordnet.

Direkte und indirekte Kosten

Die direkten Kosten sind am einfachsten zu erfassen und betreffen alle Ausgaben, die unmittelbar mit der Einführung zusammenhängen:

Softwarelizenzen (z. B. Business-Intelligence-Tools, Datenbanken)
Cloud-Services für Speicherung und Analyse
Hardware wie Server oder Speicherlösungen
Externe Beratung für Implementierung oder Schulung

Indirekte Kosten sind schwerer greifbar, aber genauso wichtig sind die Aufwände, die intern entstehen:

Personalzeit für Projektarbeit und Abstimmungen
Schulungen, um MitarbeiterInnen fit im Umgang mit den neuen Tools zu machen
Systemwartung, die regelmäßig Ressourcen bindet

Typische Größenordnung im Mittelstand

Ein klassisches Business-Intelligence-Projekt für ein mittelständisches Unternehmen bewegt sich zwischen 50.000 und 200.000 Euro in der Einführung. Hinzu kommen laufende Kosten von etwa 1.000 bis 5.000 Euro pro Monat – je nach Umfang der Datenhaltung und Anzahl der Nutzer.

Diese Zahlen schaffen Orientierung: Sie zeigen, dass Dateninitiativen kein unüberschaubares Kostenrisiko darstellen, sondern planbare Investitionen, die sich im Idealfall rasch amortisieren.

2. Nutzen bewerten – harte und weiche Faktoren im Vergleich

Während die Kosten von Datenprojekten relativ leicht zu beziffern sind, stellt die Nutzenbewertung eine größere Herausforderung dar. Hier lohnt es sich, zwischen harten und weichen Faktoren zu unterscheiden.

Harte Faktoren sind direkt messbar und liefern klare Euro-Beträge:

Zeitersparnis durch automatisierte Reports (z. B. 10 Stunden pro Woche à 50 Euro = 26.000 Euro jährlich)
Kostensenkungen durch optimierte Lagerbestände (z. B. 2 % Reduktion bei 500.000 Euro Lagerwert = 10.000 Euro jährlich)
Umsatzsteigerungen durch bessere Kundensegmentierung (z. B. 5 % mehr Umsatz bei 2 Millionen Euro = 100.000 Euro jährlich)

Diese Berechnungen sind nachvollziehbar und liefern schnell Argumente für die Geschäftsführung.

Weiche Faktoren sind schwerer zu quantifizieren, oft aber noch wertvoller: verbesserte Entscheidungsqualität, höhere Geschwindigkeit in Prozessen, mehr Transparenz oder gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit. Auch diese Aspekte sollten – wenn auch konservativ – geschätzt werden.
Beispiel: Führen bessere Daten zu 10 % schnelleren Entscheidungen und trifft ein Unternehmen jede Woche drei geschäftskritische Entscheidungen, ergibt sich daraus ein erheblicher Wettbewerbsvorteil.

Ein praxisnahes Modell zeigt, wie sich harte und weiche Faktoren kombinieren lassen:
Ein Handelsunternehmen implementiert ein Management-Dashboard. Die einmaligen Kosten liegen bei 80.000 Euro, die laufenden Kosten bei 2.400 Euro pro Jahr. Bisher benötigte das Management-Reporting 16 Stunden pro Woche, oft mit fehlerhaften Daten. Das neue System reduziert den Aufwand auf 2 Stunden bei höherer Genauigkeit. Bei einem durchschnittlichen Stundensatz von 60 Euro entspricht dies einer jährlichen Ersparnis von 43.680 Euro. Zusätzlich verbessert sich die Lagerumschlagsrate um 3 %, was bei einem Bestand von 800.000 Euro weitere 7.200 Euro Zinskosten spart.
Das Ergebnis: Der ROI liegt bereits im ersten Jahr bei rund 63 %.

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass sich selbst komplexe Nutzenaspekte in konkrete Zahlen übersetzen lassen – wenn auch nicht immer vollständig. Mittelständler sollten hier pragmatisch vorgehen: lieber konservativ rechnen und einzelne Effekte unterschlagen, als sich mit unrealistisch hohen Erwartungen angreifbar zu machen.

3. Risiken realistisch einschätzen und zeitliche Effekte berücksichtigen

Eine ROI-Berechnung lebt nicht nur von klaren Kosten- und Nutzenzahlen, sondern auch von der realistischen Bewertung der Risiken. Datenprojekte können scheitern, Verzögerungen haben oder nicht den erwarteten Nutzen bringen. Deshalb ist es sinnvoll, mit konservativen Annahmen zu arbeiten:

Nur 70 % des theoretisch möglichen Nutzens ansetzen
20 % Aufschlag auf die Implementierungskosten einkalkulieren

So entsteht ein belastbares Bild, das auch kritische Stakeholder überzeugt. Eine ergänzende Machbarkeitsanalyse zeigt zudem frühzeitig, ob die geplante Maßnahme überhaupt in der Praxis greift oder ob sich der Nutzen nicht hinreichend nachweisen lässt.

Neben Risiken spielt die Zeitachse eine zentrale Rolle. Während die Investitionskosten meist zu Projektbeginn geballt anfallen, entwickelt sich der Nutzen schrittweise. Typisch ist ein Muster, bei dem im ersten Jahr nur rund 60 % des potenziellen Nutzens realisiert werden – bedingt durch Einführungszeit, Lernkurven und Prozessanpassungen. Erst ab dem zweiten Jahr entfaltet sich der volle Effekt.

Für eine realistische ROI-Berechnung lohnt sich daher der Einsatz von Methoden wie dem Discounted Cash Flow (DCF). Diese berücksichtigt zeitliche Effekte, Abzinsungen und erlaubt es, auch mehrjährige Projekte fair miteinander zu vergleichen. Ergänzend sind klassische Kennzahlen wie Payback Period oder Internal Rate of Return (IRR) hilfreich, um Investitionen im Management-Reporting transparent zu machen.

Gerade im Mittelstand ist es entscheidend, Investitionen nicht isoliert zu betrachten, sondern im Kontext der Gesamtstrategie: Ein Projekt mit längerer Amortisationszeit kann sich dennoch lohnen, wenn es grundlegende Datenstrukturen schafft, auf die spätere Initiativen aufbauen. Umgekehrt können vermeintliche „Schnellgewinne“ langfristig Kosten nach sich ziehen, wenn sie nicht nachhaltig geplant sind.

Wer Risiken und zeitliche Effekte verstanden hat, kann im nächsten Schritt eine systematische Berechnungsmethodik aufsetzen.

4. Framework und Benchmarks für die ROI-Berechnung

Um Dateninitiativen wirtschaftlich bewerten zu können, braucht es ein klar strukturiertes Vorgehen. Bewährt hat sich ein dreistufiges Framework, das Unternehmen unabhängig von Größe und Branche anwenden können:

Baseline etablieren
Zunächst wird der Status quo erhoben: Welche Kosten entstehen aktuell für Prozesse, Berichte oder Systeme? Welche Kennzahlen beschreiben die Ausgangssituation (z. B. Zeitaufwand für Reporting, Lagerumschlagsrate, Fehlerquoten)? Diese Werte bilden den Referenzpunkt für die spätere Berechnung.
Ziel-Szenario definieren
Anschließend werden die erwarteten Verbesserungen konkretisiert: Welche Prozessschritte können automatisiert werden, wie stark soll sich die Effizienz erhöhen, welche Umsatzpotenziale lassen sich erschließen? Hierbei ist es entscheidend, realistische Annahmen zu treffen und diese zu dokumentieren.
Delta berechnen
Im dritten Schritt wird die Differenz zwischen Ist- und Soll-Szenario monetarisiert. Genau an diesem Punkt entsteht der ROI – als klare Gegenüberstellung von Kosten und Nutzen. Die Dokumentation aller Annahmen ist dabei zentral, um die Berechnung nachvollziehbar zu machen und später bei Bedarf anpassen zu können.

Neben der Methodik helfen branchenspezifische Benchmarks, um die Ergebnisse einzuordnen und unrealistische Erwartungen zu vermeiden. Typische Erfahrungswerte zeigen, welches Potenzial in Dateninitiativen steckt:

Handel: 2–5 % Umsatzsteigerung durch bessere Kundensegmentierung
Produktion: 10–20 % Effizienzsteigerung durch optimierte Planung
Service: 15–30 % Kostensenkung durch Predictive Maintenance

Diese Benchmarks ersetzen keine individuelle Analyse, bieten aber eine wertvolle Orientierung. Gerade im Mittelstand können sie als Vergleichsmaßstab dienen, um Investitionen mit Zahlen aus der eigenen Branche zu untermauern und Stakeholdern mehr Sicherheit zu geben.

5. Kommunikation und Visualisierung des ROI im Unternehmen

Eine solide ROI-Berechnung ist nur der erste Schritt. Genauso wichtig ist es, die Ergebnisse zielgruppengerecht zu kommunizieren – denn unterschiedliche Stakeholder haben unterschiedliche Informationsbedürfnisse.

Für die Geschäftsführung stehen klare finanzielle Kennzahlen im Vordergrund: Payback Period, Net Present Value (NPV) und Internal Rate of Return (IRR). Hier zählt vor allem, wann sich die Investition amortisiert und welchen Beitrag sie zur Rentabilität leistet.

Fachabteilungen hingegen interessiert der operative Nutzen: Zeitersparnis, weniger Fehler im Reporting oder höhere Prozessqualität. Diese Punkte sollten so konkret wie möglich dargestellt werden, da sie die Akzeptanz im Arbeitsalltag fördern.

IT-Abteilungen wiederum achten stärker auf technische Aspekte: Wie verringert sich der Wartungsaufwand? Welche Systeme lassen sich ablösen? Wie wird die technische Effizienz gesteigert?

Ein wirkungsvolles Instrument ist das Storytelling mit Zahlen. Statt abstrakte Prozentwerte in Tabellen zu präsentieren, hilft es, Beispiele in den Alltag zu übersetzen:

„Das neue System spart uns pro Woche 14 Stunden Berichterstellung. Das entspricht fast zwei Arbeitstagen, die nun für wertschöpfende Tätigkeiten genutzt werden können.“
„Durch optimierte Lagerbestände haben wir 50.000 Euro Kapital freigesetzt, das wir in die Produktentwicklung investieren.“

Neben Geschichten überzeugen vor allem Visualisierungen. Ein einfaches Balkendiagramm, das Kosten und Nutzen über mehrere Jahre gegenüberstellt, bleibt oft stärker im Gedächtnis als eine komplexe Kalkulationstabelle. Break-even-Charts zeigen anschaulich, ab welchem Zeitpunkt sich die Investition auszahlt. Sensitivitätsanalysen wiederum machen deutlich, wie sich unterschiedliche Szenarien auf den ROI auswirken – ein wertvolles Argument gegenüber kritischen Stakeholdern.

Besonders wirksam sind konservative Schätzungen und Worst-Case-Szenarien. Wird aufgezeigt, dass sich eine Investition sogar dann lohnt, wenn nur 50 % des geplanten Nutzens eintreten, steigt die Glaubwürdigkeit erheblich. Referenzen ähnlicher Unternehmen oder Branchen-Benchmarks verstärken die Überzeugungskraft zusätzlich.

Damit wird deutlich: Die Art der Kommunikation entscheidet, ob eine ROI-Berechnung nur eine Excel-Übung bleibt oder als Argumentationsgrundlage für strategische Entscheidungen wirkt.

6. Häufige Fehler und Erfolgsfaktoren

So überzeugend eine ROI-Berechnung sein kann – in der Praxis scheitern viele Unternehmen daran, weil grundlegende Aspekte übersehen werden. Typische Fehler sind:

Überoptimistische Nutzenerwartungen: Wenn die Kalkulation von zu hohen Annahmen ausgeht, wird der Business Case schnell unglaubwürdig. Realistische Bandbreiten sind überzeugender als exakte Hochrechnungen.
Unterschätzte Implementierungskosten: Projektmanagement, Integrationsaufwand und notwendige Schulungen werden häufig vernachlässigt. Gerade im Mittelstand sind diese Kostenanteile oft höher als erwartet.
Vernachlässigung von Change-Management: Datenprojekte betreffen nicht nur Systeme, sondern auch Arbeitsweisen und Unternehmenskultur. Werden diese Veränderungen nicht einkalkuliert, leidet der ROI – unabhängig von der Technik.

Ein weiterer Fehler ist, die ROI-Berechnung als einmalige Pflichtübung zu betrachten. In der Realität ist sie ein dynamischer Prozess, der regelmäßig überprüft und angepasst werden muss. Neue Erkenntnisse, veränderte Rahmenbedingungen oder zusätzliche Nutzeneffekte können den ursprünglichen Business Case verändern.

Erfolgreiche Unternehmen gehen deshalb so vor:

Sie arbeiten von Anfang an mit konservativen Annahmen und berücksichtigen Puffer.
Sie setzen auf Bandbreiten statt Punktschätzungen (z. B. „zwischen 150 % und 300 % ROI“).
Sie dokumentieren Annahmen und Ergebnisse transparent, sodass die Kalkulation jederzeit nachvollzogen werden kann.
Sie beginnen mit kleinen Projekten (Quick Wins), deren Nutzen klar messbar ist. Ein erfolgreich implementiertes Dashboard oder eine automatisierte Report-Strecke liefert den Beweis, dass sich Dateninitiativen lohnen – und öffnet die Tür für größere Investitionen.

Die wichtigste Erfolgsregel lautet: ROI-Berechnungen müssen glaubwürdig und überprüfbar sein. Wer Erwartungen klar managt, Unsicherheiten offenlegt und Erfolge nachhält, schafft Vertrauen bei allen Beteiligten.

7. ROI-Betrachtung im Projektportfolio

Die Berechnung des ROI ist nicht nur für einzelne Dateninitiativen wichtig. Im Mittelstand stehen meist mehrere Vorhaben gleichzeitig zur Diskussion – von Reporting-Tools über Automatisierungen bis hin zu neuen Analyseplattformen. Um hier die richtigen Entscheidungen zu treffen, lohnt sich eine vergleichende Betrachtung.

Eine ROI-Analyse über das gesamte Projektportfolio ermöglicht es, Investitionen zu priorisieren:

Welche Projekte liefern kurzfristig Quick Wins?
Welche schaffen langfristig die Grundlage für weitere Dateninitiativen?
Welche lohnen sich nur unter bestimmten Annahmen oder Szenarien?

Gerade weil Ressourcen im Mittelstand begrenzt sind, ist ein klarer Fokus entscheidend. Oft ist es sinnvoller, wenige Projekte mit hohem Nutzen konsequent umzusetzen, statt viele parallel zu starten und dadurch in der Wirkung zu verwässern.

So wird die ROI-Berechnung nicht nur zum Werkzeug für einzelne Business Cases, sondern zum Steuerungsinstrument für die gesamte Datenstrategie.

Fazit: Im Mittelstand ist der ROI von Dateninitiativen oft höher als erwartet

Wer Kosten und Nutzen systematisch gegenüberstellt, schafft nicht nur Transparenz, sondern auch Akzeptanz im Unternehmen. Wichtig ist, mit konservativen Annahmen zu arbeiten, Quick Wins nachzuweisen und die Ergebnisse klar zu kommunizieren. So wird aus abstrakten Datenprojekten ein handfester Business Case, der Türen für weitere Investitionen öffnet.

Im nächsten Teil unserer Reihe gehen wir einen Schritt weiter: Wir betrachten das Thema Datenschutz und Compliance.

Wie nutzen Sie Daten optimal, ohne rechtliche Grenzen zu überschreiten?
Welche gesetzlichen Anforderungen sind besonders relevant für den Mittelstand?
Und wie gelingt es, Datenschutz nicht als Bremse, sondern als Wettbewerbsvorteil zu nutzen?

Dieser Beitrag ist Teil der Blogreihe „Datenorganisation für den Mittelstand“.
Die Reihe zeigt Schritt für Schritt, wie mittelständische Unternehmen ihre Datenstrategie entwickeln, Rollen definieren, Infrastruktur aufbauen, Datenqualität sichern – und schließlich mit Datenanalyse echten Geschäftsnutzen erzielen. Alle bisherigen und kommenden Teile finden Sie hier im Blogbereich.

Möchten Sie herausfinden, wie Sie den ROI Ihrer eigenen Dateninitiativen berechnen können – und welche Projekte bei Ihnen den größten Effekt haben?
Vereinbaren Sie direkt ein Gespräch mit mir – gemeinsam bewerten wir, wo sich Dateninvestitionen in Ihrem Unternehmen am schnellsten auszahlen.